PDF एक ऐसी चीज है जिसके बारें में हम अक्सर सुनते रहते है, कभी ऑफिस में तो कभी किसी स्कूल या कॉलेज की क्लास के दौरान। अक्सर हम लोग ये सुनते है कि ये डॉक्यूमेंट PDF में है पर ऐसे बहुत से लोग भी होते है जिन्हें PDF के बारें में जानकारी नही होती हैं। लेकिन ऐसे में आपको परेशान होने की बिल्कुल भी जरूरत नहीं है क्योंकि आज के इस आर्टिकल में हम आपको बताने जा रहे है कि PDF क्या होता है, इसके क्या फायदे होते है, PDF फ़ाइल कैसे बनाई जाती है और किसी PDF फ़ाइल को हम कैसे edit कर सकते है।
क्या मतलब होता है PDF का?
PDF की फुल फॉर्म यानी Portable Document Format होता है।
क्या होती है PDF File?
PDF File एक Read-Only डॉक्यूमेंट होता है और अपनी खासियत की वजह से ये पढ़ने में काफी आसान और safe होती है। PDF में आप अपनी Word Files को भी बड़ी आसानी से convert करके अपनी फ़ाइल की स्टोरेज क्षमता को बढ़ा सकते है। Word File के अलावा PDF में Images, Graphics और Audio भी save कर सकते है। जब माइक्रोसॉफ्ट के द्वारा Word को Create किया गया था तो उसी समय Adobe के द्वारा PDF को create किया गया था। वैसे तो PDF 1990 की शुरुआत में आ गया था लेकिन 2008 में इसका Standard Version release किया गया था।
PDF की शुरुआत Adobe ने ये सोच कर की थी कि PDF के द्वारा किसी भी डॉक्यूमेंट को किसी भी हार्डवेयर या ऑपरेटिंग सिस्टम पर access किया जा सके। आज के समय में आप PDF File को PDF Reader या अपने Browser के द्वारा भी खोल सकते है। इससे हम ये भी समझ सकते है कि भले ही आप PC का इस्तेमाल करें या Mac का आप उस पर PDF फ़ाइल को आसानी से प्रयोग कर सकते है। इसके अलावा PDF की शुरुआत इस बात को भी ध्यान में रख कर की गई थी कि जब भी हम किसी PDF डॉक्यूमेंट को खोले तो वो बिल्कुल वैसा ही दिखाई दे जैसा वो वास्तविक रूप में था।
PDF के इस्तेमाल करने के फायदे
एक सर्वे के अनुसार किसी भी MNC में कोई कर्मचारी सालभर में लगभग 10,000 पेपर शीट्स का इस्तेमाल करता है जो लगभग $80 से $100 प्रति कर्मचारी प्रति वर्ष पड़ता है। इसी वजह से जब ज्यादातर ऑफिस में Paperless काम करना शुरू हुआ तो सबसे पहले PDF file फॉर्मेट का इस्तेमाल किया गया था। इसको इस्तेमाल करने के बहुत से फायदे है क्योंकि PDF फ़ाइल हर प्लेटफॉर्म पर आसानी से काम कर सकता है और इस बात का बिल्कुल भी फर्क नहीं पड़ता कि आप Mac का इस्तेमाल कर रहे है या PC का। सबसे मजेदार बात ये है कि भले ही आपके पास PDF Reader हो या नहीं आप PDF file को Access कर सकते है।
PDF फ़ाइल का एक और सबसे बड़ा फायदा ये भी है कि ये अन्य फ़ाइल को काफी हद तक compress कर देता है यानी ये आपके बहुत से डॉक्यूमेंट को उसके वास्तविक Size के मुकाबले 25% तक कर देता है। जिस वजह से कोई भी PDF फ़ाइल आसानी से खुलती है और हम इसे किसी भी नेटवर्क पर बड़ी तेजी से शेयर कर पाते है। PDF में आप security के लिहाज से Password का भी इस्तेमाल कर सकते है और फिर आप जिसके साथ पासवर्ड शेयर करते है वो ही आपकी PDF फ़ाइल को access कर पाता है।
PDF File को कैसे देखें?
आजकल PDF File को open करना और उन्हें Access करना बेहद ही आसान है, किसी भी PDF File को सबसे आसान तरीके से ओपन करने के लिए इसे आप ब्राउज़र के साथ open कर सकते है। अब ज्यादातर कंप्यूटर किसी भी PDF File को खोलने के लिए पहले से ही Browser की सुविधा दी जाने लगी है। PDF File को खोलते समय PDF डॉक्यूमेंट पर Right-Click कीजिये और फिर Open With के ऑप्शन पर जाइये। अब आप अपनी पसंद अनुसार ब्राउज़र जैसेकि Google Chrome, Firefox इत्यादि पर क्लिक करके PDF File खोल सकते है।
PDF File में आप चाहें तो पूरी फ़ाइल एक साथ देख सकते है, उसे Zoom In करके या Zoom Out करके देख सकते है। आप चाहें तो अपने फ़ोन या कंप्यूटर पर Acrobat Reader डाउनलोड कर सकते है जिसके द्वारा आप किसी भी PDF फ़ाइल को बेहतरीन तरीके से देख सकते है। अगर आप अपनी PDF File को open करने के लिए किसी Third-Party Apps को डाउनलोड करने की कोशिश कर रहें है तो इसके लिए बहुत सी fast और free applications मौजूद है।
कैसे Create करें PDF File को?
अगर आप कोई PDF File Create करना चाहते है तो ऐसा करना बेहद ही आसान है। PDF File Create करने के लिए डॉक्यूमेंट में कुछ भी टाइप कीजिये (उदाहरण के लिए), उसके बाद File Menu को open कीजिये। अब Save As पर क्लिक कीजिए और जब Save As का Pop-Up आपके सामने दिखाई दे तो Format Option में PDF विकल्प को चुन लीजिए।
अगर आप किसी Scanned Document को PDF File में सेव करना चाहते है तो Document को Scan करने के बाद उसे वहां मौजूद बहुत से file formats में से PDF select करके Save कर दीजिए।
कैसे PDF File को Edit करें?
ज्यादातर किसी भी PDF File में काफी Editing करना बहुत ही मुश्किल होता है। अगर आपको अपनी PDF File में ज्यादा बदलाव करने है तो उसके लिए आपको PDF File को सबसे पहले किसी अन्य File Format में convert करना होगा जिसके बाद ही आप उसमें बदलाव कर सकते है। हालांकि अगर आपको अपनी PDF File में छोटे-मोटे बदलाव करने है तो आप इसे बड़ी आसानी से कर सकते है। अगर आपके पास Adobe Acrobat Reader है तो किसी भी PDF File में छोटे-मोटे बदलाव करना आसान रहता है
Adobe Acrobat Reader में किसी PDF File में Minor Edit करने के लिए बहुत से Tools & Features होते है। आप PDF File को Microsoft Word के साथ भी Edit कर सकते है लेकिन आपको यहां एक बात ध्यान रखनी है कि कई बार PDF को convert करते समय हम अपनी कुछ जानकारी खो सकते है जैसेकि Space, Fonts Effects इत्यादि।
आपकी कोई भी PDF File अगर Convert करने से पहले Word Document Format में होता है तो उन PDF File को Word में खोलना काफी सही रहता है
